Qué es un acta
Un acta es un escrito que generalmente tiene carácter oficial y que recoge qué personas han asistido a una reunión, qué puntos se han discutido y a qué acuerdos se ha llegado en la misma.
Se levanta acta de todas las reuniones de carácter oficial y pero también se puede hacer un acta de la celebración de un congreso, una conferencia o de una reunión científica.
Cómo hacer un acta dependerá de la finalidad y de la clase de reunión que se recoja en la misma. Se puede escribir en folios sueltos pero lo habitual es que se pase a limpio en el libro oficial de actas.
Su finalidad es certificar todo lo que ha sucedido en la reunión y dar validez a los acuerdos a los que se haya llegado.
Cómo hacer un acta: sus partes
Cómo hacer un acta dependerá del objetivo de ésta y lo que recoja, pero como norma genera tendremos:
Un encabezamiento
En el encabezamiento figurará el nombre de la asociación a no ser que el acta esté recogida en un libro oficial de actas, la fecha en la que se celebra la reunión y las personas que están presentes en la misma. También la hora de inicio de la misma.
Orden del día
Se enumerarán los diferentes puntos del orden del día, que deberán de ser aprobados por los asistentes. Si se sugieren cambios normalmente estos se someten a votación y si salen aprobados se modifica el acta del día.
Discusión de los diferentes puntos del orden del día
El primer punto del orden del día suele ser la lectura y aprobación del acta de la anterior reunión, a no ser que se trate de una reunión extraordinaria. Normalmente se envía dicha acta con la convocatoria de la asamblea para que se puedan recoger las modificaciones necesarias antes de la reunión. Si no se aprueba se recogerán las modificaciones aprobadas y se le volverá a dar lectura en la siguiente juntanza.
Cada punto se debate de forma independiente y deberán de recogerse los acuerdos a los que se llegue. También se recogerán todas las sugerencias y mociones que se presenten de forma oficial.
Final
El acta suele terminar con una breve nota en la que se indica que se levanta la sesión y la hora a la que este hecho tiene lugar.
Cómo hacer un acta: redacción
Lo más importante a la hora de cómo hacer un acta es realizarla con objetividad. Se enumeran los hechos sin entrar en valoraciones. Por ejemplo se recogerá: “El señor Martínez expresó su preocupación por el hecho de que el portal de la finca carezca de cerradura y puedan entrar personas no deseadas. Por ese motivo sugirió que se instale una cerradura y se les dé una llave a todos los propietarios. La propuesta fue aceptada por siete votos a favor y dos en contra”.
Y no será correcto expresar: “El señor Martínez, que todos sabemos que como persona mayor que es peca de miedoso, dijo tener miedo a que entren personas no deseadas en la finca y sugirió instalar una cerradura y que se le dé una llave a todos los propietarios. La propuesta fue aceptada por siete votos a favor y dos en contra, si bien los que votaron a favor sin duda lo hicieron por complacer a una persona querida en la comunidad y no por auténtico miedo”
Aunque el lenguaje será formal debe estar redactado de forma clara y fácilmente entendible por todo el mundo. Se evitarán las frases demasiado largas y se pueden recoger frases textuales entrecomillándolas para que se sepa que es una expresión textual de una persona determinada. Se evitarán los comentarios superfluos y que no aporten nada a los hechos.
http://es.wikipedia.org/wiki/Acta_de_una_reuni%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Acta
http://www.slideshare.net/guafer/qu-es-un-acta
